Computer Based Information System (CBIS)

Halo kalian semua~ kembali lagi saya memposting materi nih. Untuk sekarang kita membahas tentang CBIS (Computer Based Information System). Pembahasan kali ini yaitu apa sih CBIS itu? Cabang dari CBIS itu apa aja sih terutama yang berhubungan sama AI? Cara kerjanya apa? Di bawah ini akan kita bahas satu-satu.

Apa sih CBIS itu?
CBIS adalah sistem informasi untuk pemrosesan dan penyebaran informasi yang mengandalkan perangkat keras dan lunak komputer. Stair (dalam Hanif, 2007), menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS)  dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut:
a. Perangkat keras, yaitu komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data memproses data, dan keluaran data
b. Perangkat lunak, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer
c. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi
d. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara berasam-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif
e. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manager, analisis, programmer, dan operator, serta bertanggungjawab terhadap perawatan sistem.

Sementara Burch dan Grudnistki (dalam Hanif, 2007), berpendapat bahwa sistem informasi yang terdiri dari komponen-komponen di atas disebut istilah blok bangunan (building block) dengan enam blok. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Keenam blok tersebut, yaitu:
1. Blok masukan (input block). Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok model (model block). Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan
3. Blok keluaran (output block). Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat managemen serta semua pemakai sistem
4. Blok teknologi (technology block). Teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan
5. Blok database (database block). Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya
6. Blok kendali (control block). pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bilal terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat lanngsung cepat diatasi.

Cabang dari CBIS dan cara kerjanya

1. Accounting Informatic System (AIS)

Akutansi (SIA) adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.

Tugas utama sistem informasi ini adalah:

• Pengumpulan data

• Manipulasi data

• Penyimpanan data

• Menyediakan dokumen

2. Transaction Processing Systems (TPS)

Sistem pemroses transaksi (TPS) adalah sistem informasi berbasis komputer yang melacak transaksi yang diperlukan untuk melakukan bisnis. Transaksi bisa dilakukan melalui batch processing, juga disebut offline processing yaitu, data dikumpulkan dan diproses dalam batch secara periodik, semisal pada akhir hari atau satu kali seminggu. Atau bisa juga melalui real-time processing yang disebut juga pemrosesan transaksi online (OLTP) setiap transaksi diproses segera setelah ia dimasukkan. Data yang dikumpulkan oleh TPS biasanya disimpan pada sebuah database

Adapun hal-hal yang bisa dilakukan dalam sistem ini meliputi:

• Mengotomasi penanganan data-data aktivitas bisnis dan transaksi yang bisa dianggap sebagai kejadian diskrit dalam kehidupan organisasi.
• Menangkap data dari setiap transaksi.
• Memverifikasi transaksi untuk diterima atau ditolak.
• Menyimpan transaksi yang telah divalidasi untuk pengumpulan data berikutnya.
• Menghasilkan laporan untuk menyediakan rangkuman dari setiap transaksi.
• Memungkinkan memindah transaksi dari satu proses ke proses yang lainnya untuk menangani seluruh aspek bisnis.

Bisa digambarkan sebagai berikut: 

• Input dan output : Input pada sistem adalah data transaksi (tagihan, pesanan, tingkat persediaan, dan sebagainya). Output terdiri aras transaksi yang diproses (tagihan, cek, pembayaran, dan sebagainya)
• Ditujukan kepada manajer operasional : Karena TPS berhubungan dengan masalah – masalah harian, maka TPS ditujukan khusus untuk manajer tingkat operasional atau manajer penyelia, meskipun bisa juga digunakan oleh manajer level taktis.
• Membuat laporan yang mendetail : Seorang manajer  pada tingkat operasional menerima informasi dalam bentuk laporan terperinci. Laporan mendetail memuat informasi khusus tentang aktivitas – aktivitas rutin. Salah satu contoh adalah informasi yang diperlukan untuk memutuskan pengadaan kembali persediaan
• Satu TPS untuk masing –masing departemen : Masing – masing departemen atau area fungsional dari suatu organisasi biasanya memiliki TPS sendiri. Misalnya, TPS akuntansi dan keuangan menangani pemrosesan pesanan, piutang, persediaan, dan pembelian, utang, dan upah.
• Dasar untuk MIS dan DSS : Database transaksi yang ada pada TPS adalah basis untuk sistem informasi manajemen    ( MIS ) dan sistem pendukung keputusan ( DSS ).

3. Management Information Systems (MIS)

Management Information Systems (MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis atau dengan kata lain segala sesuatu yang menyangkut  perencanaan, pengembangan, pengelolaan dan penggunaan alat bantu teknologi informasi untuk membantu manusia dalam menyelesaikan seluruh pekerjaan yang  berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan informasi.

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

• Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
• Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
• Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Bisa digambarkan sebagai berikut:

• Input dan output : Input terdiri atas data transaksi yang diproses semisal tagihan, pesanan, dan cek pembayaran, ditambah data internal lainnya. Output terdiri atas rangkuman laporan yang terstruktur : (rangkuman anggaran, jadwal produksi dan sebagainya)
• Ditujukan kepada manajer taktis : SIM ditujukan untuk mendampingi manajer level taktis agar mereka dapat melihat tren dan mendapatkan gambaran tentang aktivitas bisnis saat ini.
• Diambil dari semua departemen : Data SIM berasal dari enam departemen atau area fungsional, bukan hanya satu.
• Menghasilkan beberapa jenis laporan : Manajer pada lebel ini biasanya menerima informasi dalam beberapa jenis laporan ( rangkuman, laporan khusus “eksepsi”, periodik dan sesuai permintaan. Laporan rangkuman menunjukkan total dan tren. Salah satu contohnya adalah laporan yang menunjukkan total penjualan menurut kantor, produk, dan tenaga penjual, dan juga total penjualan keseluruhan; Laporan khusus ( eksepsi ) menunjukkan data yang tidak biasa, contohnya laporan persediaan yang hanya mendata item yang memiliki stok kurang dari 10; Laporan periodik dibuat dengan jadwal teratur. Misalnya, laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, atau tahunan yang memuat gambaran penjualan, laporan laba-rugi, atau neraca. Laporan ini biasanya dicetak pada kertas seperti printout komputer; Laporan sesuai permintaan memberikan informasi sebagai respons atas permintaan yang tidak terjadwal. Seorang direktur keuangan busa meminta laporan latar belakang pemberian kredit kepada seorang pelanggan yang tidak dikenal, yang hendak melakukan pesanan besar. Laporan sesuai permintaan sering dibuat pada layar termminal atau mikrokomputer, bukan pada kertas.

4. Decisiion Support Systems (DSS)

Decisiion Support Systems (DSS) adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan)) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.

Tahapan Decisiion Support Systems:

1. Definisi masalah
2. Pengumpulan data atau elemen informasi yang relevan pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan menentukan alternatif-alternatif solusi (bisa dalam persentase)

Dalam pemrosesannya, Decisiion Support Systems dapat menggunakan bantuan dari sistem lain seperti bisa digambarkan sebagai berikut :

• Input dan output : Input meliputi data dari dalam organisasi seperti laporan yang telah dirangkum dan data transaksi yang telah diproses dan data yang berasal dari luar organisasi. Data eksternal bisa dihasilkan dari asosiasi perdagangan, perusahaan riset pemasaran, badan sensus, dan lembaga – lembaga pemerintah lainnya. Outputnya adalah laporan yang sesuai permintaan dimaa manajer puncak bisa mengambil keputusan mengenai masalah yang tidak terstruktur.
• Ditujukan khusus untuk manajer taktis : DSS dimaksudkan untuk mendampingi manajer level taktis dalam membuaat keputusan taktis. Pernyataan yang mungkin muncul pada DSS misalnya : “Apakah suku bunga akan naik atau akan ada lonjakan dalam industri persediaan material?”
• Menghasilkan model analitis : Ciri utama DSS adalah ia menggunakan model, yang merupakan representasi matematis dari sistem sesungguhnya. Model menggunaan database yang diambil dari file TPS dan MIS, dan juga data eksternal seperti laporan persediaan, laporan pemerintah, dan berita nasional serta internasional. Sistem diakss melalui perangkat lunak DSS. Dengan menggunakan model, manajer dapat melakukan simulasi semisal analisis “bagaimana jika” untuk mengambil keputusan. Ia juga bisa menyimulasikan sebuah aspek dari lingkungan organisasi untuk memutuskan bagaimana menanggapi perubahan pada kondisi – kondisi yang mempengaruhi lingkungan organisasi. Dengan mengubah input pada model, manajer bisa melihat bagaimana output model akan terpengaruhi.

5. Expert System (ES)
Sistem pakar (Expert System)adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.

6. Office Automation (OA)
Office Automation dalam bahasa Indonesia berarti Otomatisasi Kantor kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu: 

• Manager, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan 
• Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan skeretaris dan pegawai administrasi. 
• Sekretaris, digunakan untuk membantu pekerja terdidik (Manager & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondeni, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. 
• Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, dan mengirim surat

Daftar pustaka

Hanif, A. F. (2007) Analisis dan perancangan sistem informasi untuk keunggulan bersaing perusahaan dan organisasi modern. Yogyakarta: Andi Offset
Laudon, K. C., dan Laudon, J. P. (2008) Sistem informasi managemen. Jakarta: Salemba Empat